The intent of this notice is to provide guidance with respect to privacy issues within GCcollab. The Government of Canada is committed to protecting your privacy online. This privacy notice summarizes how we treat all personal information that you may provide to us.
What we mean by personal information
Personal information is defined in section 3 of the Privacy Act as “information about an identifiable individual that is recorded in any form”. It includes information related to age, ethnic origin, religion, marital status, home and email addresses, user names etc. All personal information that we obtain from you in relation to GCcollab will be dealt with in accordance with the provisions of the Privacy Policy and the Access to Information Privacy Policy.
How GCcollab protects your privacy
Collection
- All personal information within GCcollab is considered to be voluntarily provided and any use or disclosure will be governed by the rights of access to, correction of and protection of personal information under the Privacy Act.
- GCcollab users are advised that all information / content posted to a federal government collaborative site is subject to the provisions of the Access to Information Act and the Privacy Act. This implies that information may be accessed and disclosed in response to a request under either of these Acts.
- For maximum privacy protection, it is recommended that users do not post personal information such as photographs, home addresses, resumes, etc., as this information would then be available to all users. Note however that the Privacy Act does not require any protection for certain types of personal information such as is relevant to the positions and functions of public servants therefore, this type of personal information can be posted and is in fact encouraged. This includes such things as an employee's departmental subject matter area of expertise, his or her work coordinates (including email address and government-issued telephone and cell phone number), his/her title and classification and views and/or opinions he/she would normally express in the course of fulfilling his/her duties.
- When a contribution is made, the user needs to be logged-in and GCcollab (Elgg) stores the contribution information which includes user name, and the date and time of the action.
Usage
In order for individuals to view and contribute content, they are required to have a valid GCcollab account. The registration process requires the collection of certain personal information, namely user name, real name, and email address.
Disclosure
Your personal information is not shared, sold, rented, traded, or otherwise disclosed to any outside third party except with your consent or where authorized and or required by law.
Retention
Personal information is retained by GCcollab only so long as required by law or as is reasonable to fulfill the purposes for which it has been collected.
Internet Protocol (IP) network addresses and other technical information
- IP networking address information, and its connection to any usernames that share it, may be released only under certain circumstances.
- We do not expose IP address of Logged-in contributors to the public except in cases of abuse, including vandalism of the service. A user's IP address may be stored on the web servers for a period of time, during which it can be seen by network administrators who have network administration access.
Cookies
- The GCcollab platform may use cookies to improve your navigation experience or to allow you to choose to stay logged on across multiple sessions. Although GCcollab does not use cookies to track how visitors use this site or to determine sites previously visited, the web server log may store traffic information for debugging purposes. If you have your cookies notification option activated on your browser, the system will notify you before any cookies are used so that you may refuse them.
- The site will set a session cookie (temporary until browser closed) on a user's browser whenever a page is visited. If a user / contributor saves a username or password in his / her browser, that information will be saved in a persistent cookie for up to 30 days, and this information will be resent to the server on every visit.
Browsing and reading pages
When a visitor browses or reads a page, minimal information is collected; similar to what is typically collected by web sites. The GCcollab service provider may keep raw logs of such transactions, but these will not be published or used to track legitimate users.
The GCcollab platform collects no more information with respect to which pages users read than is typically collected in server logs by web sites. Aside from the above-mentioned raw log data collected for general purposes, page visits do not expose a visitor's identity publicly. Sampled raw log data may include the IP address of any user, but it is not reproduced publicly.
User contributions
Contributions are identified with the username of the contributor. Such information will be available permanently.
User contributions are aggregated and available to system administrators. User contributions are aggregated according to the user’s registration and login status.
Should you have any questions about this notice or wish to access your personal information under the Privacy Act, please contact the Privacy Commissioner of Canada or if applicable, your departmental Privacy Coordinator.
Le présent avis traite de questions concernant la protection des renseignements personnels sur GCcollab. Le gouvernement du Canada s'engage à protéger vos renseignements personnels en ligne. Le présent avis de confidentialité décrit brièvement la façon dont nous traitons l'ensemble des renseignements personnels que vous pourriez nous fournir.
Définition des renseignements personnels
L'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels comme suit : « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Cela englobe notamment les renseignements sur l'âge, l'origine ethnique, l'appartenance religieuse, la situation de famille, les adresses privées et électroniques, ainsi que les noms d'utilisateur. Tous les renseignements personnels que nous obtenons de vous relativement à GCcollab seront traités conformément aux dispositions de la Politique sure las protection de la vie privée et de la Politique sure l'accés à l'information.
Modalités de protection de vos renseignements personnels sur GCcollab
Collecte
- Tous les renseignements personnels sur GCcollab sont considérés comme étant fournis volontairement. Leur utilisation ou leur divulgation est régie par les droits d'accès, de correction et de protection des renseignements personnels énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Les utilisateurs de GCcollab sont avertis que les renseignements ou les contenus affichés sur un site collaboratif du gouvernement fédéral sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il est donc possible d'accéder à ces renseignements et de les divulguer en réponse à une demande en vertu de l'une de ces lois.
- Afin de garantir une protection maximale de la confidentialité, il est recommandé aux utilisateurs de ne pas afficher de renseignements personnels, tels que des photos, des adresses privées, des curriculum vitæ, ces renseignements étant ensuite accessibles à tous les utilisateurs. Cependant, la Loi sur la protection des renseignements personnels n'exige pas de protéger certains types de renseignements personnels ayant notamment trait aux postes et aux fonctions des fonctionnaires. Par conséquent, ce type de renseignements personnels peuvent être affichés et sont même encouragés. Un employé peut notamment mentionner son domaine de compétence au sein de son ministère, ses coordonnées professionnelles (y compris son adresse électronique, son numéro de téléphone fixe et cellulaire fourni par le gouvernement), son titre et sa classification, ainsi que les avis et les opinions qu'il exprimerait normalement dans le cadre de l'exercice de ses fonctions.
- L'utilisateur doit ouvrir une session pour faire une contribution, dont GCcollab emmagasinera les renseignements, y compris le nom d'utilisateur et l'heure et la date de la contribution.
Utilisation
Pour pouvoir voir et publier du contenu ou visualiser du contenu, les personnes doivent posséder un compte GCcollab valide. Le processus d'inscription exige la collecte de certains renseignements personnels dont, notamment, le nom d'utilisateur, le nom réel et l'adresse électronique.
Divulgation
Vos renseignements personnels ne sont ni communiqués, ni vendus, ni loués, ni échangés et ni divulgués à d'un tiers, à moins que vous donniez votre consentement et que la loi l'autorise ou l'exige.
Conservation
Les renseignements personnels sont conservés par GCcollab uniquement le temps que l'exige la loi et assez longtemps pour répondre aux fins de la collecte.
Adresses de protocole Internet (IP) et autres renseignements techniques
- Les renseignements du réseau IP et l'association aux noms d'utilisateurs qui s'en servent peuvent être publiés seulement dans certains cas.
- Nous ne publions pas l'adresse IP de contributeurs connectés sauf en cas d'abus, y compris le vandalisme du service. L'adresse IP peut être emmagasinée sur les serveurs Web pendant une certaine période où les administrateurs du réseau autorisés peuvent la voir.
Témoins
- La plateforme GCcollab pourrait recourir à des témoins pour améliorer votre expérience de navigation et pour vous permettre de choisir de demeurer connecté pendant plusieurs sessions. Bien que GCcollab ne se serve pas de témoins pour surveiller la manière dont l'utilisateur consulte le site ou pour déterminer les sites consultés précédemment, le serveur Web peut emmagasiner des renseignements d'utilisation aux fins de débogage. Si l'option d'avis de témoins est activée dans votre navigateur, le système vous avisera avant d'utiliser tout témoin afin que vous puissiez refuser cette utilisation.
- Le site établira un témoin de session (qui prendra fin à la fermeture du navigateur) chaque fois qu'un utilisateur consulte une page. Si un utilisateur ou un contributeur enregistre un nom d'utilisateur ou un mot de passe dans son navigateur, ces renseignements, qui seront enregistrés dans un témoin persistent pendant au plus 30 jours, seront retransmis au serveur à chaque connexion.
Consultation et lecture de pages
Quand un utilisateur consulte un page, des renseignements minimaux sont recueillis de la même manière qu'ils le seraient sur d'autres sites Web. Bien que le fournisseur de services GCcollab puisse conserver des données brutes de telles transactions, elles ne seront ni publiées ni utilisées pour surveiller des utilisateurs autorisés.
La plateforme GCcollab ne recueille pas plus de renseignements sur la consultation des pages que le font d'autres serveurs Web. Outre la collecte des données brutes susmentionnées à des fins générales, la consultation de pages n'expose pas l'utilisateur à la divulgation publique de son identité. Au nombre des données brutes, mentionnons l'adresse IP de l'utilisateur, qui n'est pas reproduite publiquement.
Contributions des utilisateurs
Elles sont associées au nom d'utilisateur du contributeur. Ces renseignements seront permanents.
Les contributions sont regroupées et transmises aux administrateurs du système. Elles sont regroupées en fonction de l'inscription et de l'état de connexion de l'utilisateur.
Si vous avez des questions au sujet du présent avis ou souhaitez accéder à vos renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez-vous adresser à la commissaire à la protection de la vie privée du Canada au, s'il y a lieu, au coordonnateur de la protection des renseignements personnels de votre ministère.