What is GCcollab?
Hosted by Government of Canada, GCcollab is a collaborative and networking tool for federal employees as well as students and academics of select post-secondary institutions.
Who can use GCcollab?
Users are free to use GCcollab as they see fit, within the codes of conduct of their respective organizations.
Academics and students of Canadian post-secondary institution selected to participate on the GCcollab pilot project are eligible to participate. Employees of departments and agencies of the Government of Canada with access to SCNet can access GCcollab.
For a complete list of organizations participating on GCcollab, click here.
Can't I just browse anonymously? Why should I create an account?
Unfortunately, no you can't browse GCcollab anonymously. You need to create an account. All users must be registered even to browse. All registered users can browse, network, share information and collaborate.
What can we do with GCcollab?
Almost any subject area that requires the sharing, use and collaborative development of information can be supported by GCcollab.
Academics can use GCcollab to connect and network with their research or policy counterparts. Students can ask questions to support their course work and research, or to inquire about potential employment opportunities. Public Servants can leverage GCcollab to identify talent, support their on-going research, find their subject-related counterparts or supplement public consultations processes.
There are other areas of opportunity being demonstrated by GCcollab users every day. Be bold and creative – put GCcollab to good use.
Do I need permission to use GCcollab? Who has access to GCcollab?
No. You do NOT require permission to access GCcollab.
Academics and students from the select post-secondary institutions from across Canada have access to GCcollab using their school email addresses.
Public Servants from most departments and agencies of the Government of Canada have access to GCcollab.
For a complete list of organizations participating on GCcollab, click here.
Is there a cost to using GCcollab?
No… GCcollab is free to use for all participants – students, academics and public servants.
How do I register my account?
Go to GCcollab.ca and choose your language of choice. There will be a ‘Register' button on the next webpage – click on it and follow the instructions.
Why am I unable to create an account on GCcollab?
First, ensure you are joining from an organization that is participating in the GCcollab project. To find out if you are eligible, click here.
If you are still having difficulty after determining that you are eligible to register on GCcollab, contact the GCcollab Team.
I have forgotten my username or password for GCcollab, what do I do?
Don't worry, your username will be your professional or school email address.
GCcollab lets you easily retrieve your password! There is no need to create another account. Go to the Log in page and you'll see the ‘Forgot your password?' button. Click it and follow the instructions.
You will then receive an email with a link to a prompt to set your new password.
How do I change my language preferences?
You are also able to adjust your language preference by clicking on your personal icon in the top right of any page, and then clicking ‘Account Settings'. From there you will see the Language Settings option.
You can also toggle between the two at the top right of any page.
How secure/safe is GCcollab?
We routinely monitor network traffic to identify unauthorized attempts to upload or change information, or otherwise cause damage. We track network traffic information such as, the Internet Protocol (IP) address of the computer, the date and time of visits, and the pages visited. We make no attempt to link the information with the identity of individuals unless an attempt to damage the site has been detected.
For federal public servants, only material that is unclassified should be posted on GCcollab.
Is GCcollab vulnerable to inaccurate information?
Given that any registered user can add content, of course it is possible for biased, out-of-date, or incorrect information to be posted. You are encouraged to help by correcting information, validating content, and providing useful references. Thus, the overall accuracy of information on GCcollab is improving all the time.
It is the responsibility of each individual who posts content to maintain its accuracy. There is no way of enforcing accuracy. Each individual must be trusted to be effective in sharing information. It should be noted however that any user can and should correct that which they know is wrong. As a reader you need to use your judgment about the credibility, timeliness, reliability, and accuracy of what you read on GCcollab.
Is GCcollab vulnerable to vandals?
Like all virtual workspaces where individuals are invited to participate and make contributions, there is the risk that an individual could disrupt the creative process or vandalize the product itself. However, there are a number of mechanisms in place to mitigate this risk and incentives to dissuade inappropriate or destructive behavior within the GCcollab community.
When using GCcollab, academics and students are expected to behave responsibly in accordance with the code(s) of conduct administered by their respective post-secondary institution. Whereas public servants are expected to abide by the Value and Ethics Code for the Public Service.
What happens if someone posts inappropriate information on GCcollab?
All content is attributable as all entries are automatically date and time stamped with the contributors valid e-mail address. Inappropriate content can be removed very quickly. Participants of GCcollab that come across inappropriate content are encouraged to bring it to the attention of the GCcollab Team. If necessary, GCcollab administrators can remove the inappropriate content and suspend a user's account.
What about Official Languages?
We respect the Official Languages Act and are committed to providing all functionalities of GCcollab in both official languages. When posting content, you should consider your role within your organization, your work responsibilities and your intended audience. We recommend that official content and content intended for broad dissemination be provided in both official languages as a best practice.
Is GCcollab open to Access to Information requests?
Note that GCcollab can be accessed by members of the public pursuant to an Access to Information request, by the Members of Parliament, the Senate and their staff in both the Government and Opposition, and that non-Government of Canada users may be invited to access GCcollab in the future.
For any other questions regarding policies affecting GCcollab, please refer to the Terms and Conditions of Use.
What are the tabs on the top of every page?
At the top of each page, you will find some useful tabs. These tabs relate to the particular page you are viewing. Page tab options available to browsers:
How do I search GCcollab?
A GCcollab search box is located in the top of every page. Just type what you are looking for into the grey search box and press the enter key.
How do I search for other members/users?
Click on the ‘Members' tab at the top of any page. From there you can search for other members/users. You are also able to view the newest or popular members, or among just those that are online at that moment.
Which software does GCcollab run on?
GCcollab uses Elgg, open source social networking software that provides individuals and organizations with the components needed to create an online social environment.
Can GCcollab be used by Crown corporations?
Although it is true that GCcollab is readily available to departments with a “gc.ca” and "canada.ca" email, other organizations can still use GCcollab by accessing SCNet (SecureChannel). The “gc.ca” rule is not entirely accurate; there are many organizations, such as Crown corporations, that do not have emails that end in “gc.ca” but that are still connected to SCNet. The cost of accessing SCNet is not technically or financially out of reach for most organizations.
I have a file bigger than 32MB and would like to upload it to GCcollab?
The system only allows files smaller than 32MB to be uploaded, so it's best to compress your file to 32MB then upload to GCcollab.
Qu'est-ce que GCcollab?
Hébergé par le gouvernement du Canada, GCcollab est un outil de collaboration et de réseautage à l'intention des fonctionnaires fédéraux ainsi que des étudiants et des universitaires d'établissements d'enseignement postsecondaire sélectionnés.
Qui peut utiliser GCcollab?
Les utilisateurs sont libres d'utiliser GCcollab comme il leur convient, conformément au code de conduite de leurs organisations respectives.
Les universitaires et les étudiants d'établissements d'enseignement postsecondaire canadiens sélectionnés pour prendre part au projet pilote peuvent participer. Les employés des ministères et des organismes fédéraux ayant un accès au Réseau de la Voie de communication protégée (VCP) peuvent accéder à GCcollab.
Pour la liste complète des organisations qui participent au GCcollab, cliquez ici.
Pourquoi est-il impossible de naviguer de manière anonyme? Pourquoi dois-je créer un compte?
Malheureusement, il n'est pas possible de naviguer de manière anonyme dans GCcollab. Vous devez créer un compte. Tous les utilisateurs doivent être connectés, même pour naviguer. Tous les utilisateurs inscrits peuvent naviguer, réseauter, publier de l'information et collaborer.
Que peut-on faire avec GCcollab?
Presque tous les domaines qui exigent l'échange, l'utilisation et l'élaboration conjointe d'information peuvent être pris en charge par GCcollab.
Les universitaires peuvent utiliser GCcollab pour communiquer et réseauter avec leurs homologues de recherche ou sur le plan des politiques. Les étudiants peuvent poser des questions pour faire avancer leurs travaux et recherches scolaires, ou pour en savoir davantage sur d'éventuelles possibilités d'emploi. Les fonctionnaires peuvent tirer profit de GCcollab pour découvrir des talents, soutenir leurs recherches en cours, trouver des homologues dans un domaine connexe ou enrichir les processus de consultation publique.
Chaque jour, les utilisateurs de GCcollab démontrent d'autres domaines de possibilités. Soyez audacieux et créatifs – utilisez GCcollab à bon escient.
Ai-je besoin d'une permission pour utiliser GCcollab? Qui a accès à GCcollab?
Non. Il n'est PAS nécessaire d'obtenir une permission pour accéder à GCcollab.
Les universitaires et étudiants des établissements d'enseignement postsecondaire sélectionnés à l'échelle nationale peuvent accéder à GCcollab à l'aide de leur adresse de courriel.
Les fonctionnaires de la plupart des ministères et organismes fédéraux ont accès à GCcollab.
Pour la liste complète des organisations qui participent au GCcollab, cliquez ici.
Y a-t-il un coût lié à l'utilisation de GCcollab?
Non… GCcollab peut être utilisé gratuitement par tous les participants – étudiants, universitaires et fonctionnaires.
Comment puis-je m'inscrire?
Rendez-vous sur GCcollab.ca et sélectionnez votre langue. Il y aura un bouton « S'inscrire » à la page Web suivante – cliquez dessus et suivez les instructions.
Pourquoi suis-je incapable de créer un compte sur GCcollab?
D'abord, assurez-vous que vous tentez de vous inscrire à partir d'une organisation participante au projet GCcollab. Pour vérifier si vous êtes admissible, cliquez ici.
Si vous éprouvez toujours des difficultés après avoir déterminé que vous êtes admissible à vous inscrire à GCcollab, communiquez avec l'équipe de GCcollab.
J’ai oublié mon nom d’utilisateur ou mon mot de passe de GCcollab, que dois-je faire?
Ne vous inquiétez pas, votre nom d’utilisateur sera votre adresse de courriel professionnelle ou étudiante.
GCcollab vous permet de récupérer votre mot de passe facilement. Il n’est pas nécessaire de créer un nouveau compte. Allez à la page Ouvrir une session et vous verrez le bouton « Mot de passe perdu? ». Cliquez dessus et suivez les instructions.
Vous recevrez ensuite par courriel un lien contenant des instructions pour créer un nouveau mot de passe.
Comment puis-je modifier ma langue préférée?
Vous pourrez modifier votre langue préférée en cliquant sur votre icône personnelle, dans le coin supérieur droit sur toutes les pages, et ensuite sur « Réglages du compte ». À partir de là, vous pourrez voir l’option Réglage de la langue.
Vous pouvez également alterner entre les deux langues grâce à une option située dans le coin supérieur droit de toutes les pages.
Quel est le niveau de sécurité de GCcollab?
Nous surveillons régulièrement le trafic du réseau pour déceler toute tentative non autorisée de télécharger ou de modifier des renseignements, ou de causer des dommages. Nous suivons de l’information sur le trafic de réseau, comme l’adresse du protocole Internet (IP) de l’ordinateur, la date et l’heure des visites, et les pages visitées. Nous ne faisons aucune tentative de lier l’information avec l’identité des personnes à moins d’avoir détecté une tentative d’endommager le site.
Pour les fonctionnaires, seul le matériel non classé devrait être publié dans GCcollab.
GCcollab est-il vulnérable aux renseignements inexacts?
Étant donné que tous les utilisateurs inscrits peuvent ajouter du contenu, la publication d’information biaisée, désuète ou incorrecte est évidemment possible. Nous vous encourageons à nous aider en corrigeant l’information, en validant le contenu et en fournissant des références utiles. Ainsi, l’exactitude générale de l’information se trouvant sur GCcollab s’améliore constamment.
Chaque utilisateur qui publie du contenu doit maintenir son exactitude. Il n’existe aucun moyen pour faire appliquer des mesures en ce qui concerne l’exactitude. Nous devons considérer chaque personne comme capable de publier de l’information. Il convient toutefois de noter que tout utilisateur peut et doit corriger le contenu qu’il sait erroné. En tant que lecteur, vous devez utiliser votre jugement en ce qui concerne la crédibilité, l’actualité, la fiabilité et la précision de ce que vous lisez sur GCcollab.
GCcollab est-il vulnérable aux vandals?
Comme dans tous les espaces de travail virtuels où les personnes sont invitées à participer et à apporter leur contribution, il existe le risque que quelqu’un perturbe le processus créatif ou sabote le produit en soi. Toutefois, il y a un certain nombre de mécanismes en place afin d’atténuer ces risques de même que des incitatifs visant à dissuader tout comportement inapproprié ou destructeur au sein de la collectivité de GCcollab.
Lorsqu’ils utilisent GCcollab, les universitaires et les étudiants sont tenus de se comporter de façon responsable conformément au code de conduite administré par leurs établissements d’enseignement postsecondaire respectifs, alors que les fonctionnaires sont tenus de respecter le Code de valeur et d’éthique du secteur public.
Que se passe-t-il si quelqu’un publie de l’information inappropriée sur GCcollab?
La totalité du contenu est sujette à la responsabilisation, car la date et l’heure de toutes les entrées sont automatiquement enregistrées et associées avec l’adresse de courriel valide du contributeur. Le contenu inapproprié peut être retiré très rapidement. Les participants qui trouvent du contenu inapproprié sur GCcollab sont encouragés à en aviser l’équipe de GCcollab. Si nécessaire, les administrateurs de GCcollab peuvent supprimer le contenu inapproprié et suspendre un compte d’utilisateur.
Qu’en est-il des langues officielles?
Nous respectons la Loi sur les langues officielles et nous nous engageons à offrir toutes les fonctionnalités de GCcollab dans les deux langues officielles. Lorsque vous publiez du contenu, vous devez tenir compte de votre rôle au sein de votre organisation, de vos responsabilités professionnelles et de votre public cible. Nous recommandons que les contenus officiels et les contenus à vaste diffusion soient offerts dans les deux langues officielles à titre de pratique exemplaire.
GCcollab est-il ouvert aux demandes d’accès à l’information?
Oui, tout le contenu GCcollab est assujetti à la divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Prenez note que GCcollab peut être consulté par les membres du public, conformément à une demande d’accès à l’information, par les membres du Parlement, du Sénat et de leur personnel à la fois au gouvernement et dans l’opposition, et que les utilisateurs hors du gouvernement du Canada pourraient éventuellement être invités à accéder à GCcollab.
Pour toute autre question concernant les politiques touchant GCcollab, rapportez-vous aux Conditions d’utilisation.
Quels sont les onglets en haut de chaque page?
En haut de chaque page, vous trouverez quelques onglets utiles. Ces onglets se rapportent à la page particulière que vous visualisez. Onglets de page à la disposition des navigateurs :
Comment puis-je effectuer une recherche dans GCcollab?
Une boîte de recherche GCcollab se trouve en haut de chaque page. Vous devez simplement taper l’information que vous cherchez dans la boîte de recherche grise et appuyer sur la touche Entrée.
Comment puis-je chercher d’autres membres/utilisateurs?
Cliquez sur l’onglet « Membres » en haut de n’importe quelle page. À partir de là, vous pourrez chercher d’autres membres/utilisateurs. Vous pourrez également voir les membres plus récents ou populaires, ou seulement parmi ceux qui sont en ligne à ce moment.
Quel logiciel est utilisé pour exécuter GCcollab?
GCcollab utilise Elgg, un logiciel de réseautage de source ouverte qui offre aux personnes et aux organismes les composants nécessaires pour créer un environnement social en ligne.
GCcollab peut-il être utilisé par les sociétés d'état?
Bien qu’il soit vrai que GCcollab est facilement accessible aux ministères avec une adresse de courriel « gc.ca » et « canada.ca », d’autres organisations peuvent également utiliser GCcollab en accédant au réseau VCP. La règle du « gc.ca » n’est pas tout à fait exacte, car il y a de nombreux organismes, tels que les sociétés d’État, qui n’ont pas de courriel terminant par « gc.ca », mais qui sont tout de même connectés au réseau VCP. Pour la plupart des organismes, le coût de l’accès au réseau VCP n’est pas hors de portée sur le plan technique ou financier.
J’ai un fichier dont la taille est supérieure à 32 Mo et j’aimerais le téléverser dans GCcollab. Est-ce possible?
Le système permet uniquement de téléverser des fichiers dont la taille est inférieure à 32 Mo, alors nous recommandons de comprimer vos fichiers à 32 Mo et de les téléverser par la suite dans GCcollab.